Vystavení faktury

A je to tady. V rámci svého podnikání máte prvního klienta, který si u Vás objednal výrobek či službu. Ještě před samotným plněním jste se dohodli na úhradě zálohové faktury, a nebo jste již zboží nebo službu dodali a nyní potřebujete vystavit fakturu. Jaké náležitosti taková předfaktura a faktura musí splňovat?

Předem Vás musím uklidnit, že v dnešní době není vystavení zálohové faktury (tzv. předfaktury) a faktury žádnou vědou. 

Předfaktura

Zálohová faktura nese mnoho různých označení - také se jí přezdívá předfaktura nebo proforma faktura. Využijete ji ve chvíli, kdy se s klientem dohodnete na platbě předem za objednané zboží či službu. 

Předfaktura či zálohová faktura je obvykle užívána ve spojitosti s částečnou úhradou dohodnuté ceny, zatímco proforma fakturu odešlete zákazníkovi ve chvíli, kdy po něm požadujete plnou částku předem. 

Takový doklad nezařazujeme do daňové evidence ani účetnictví. Pokud jste plátci DPH a zboží či službu dodali v jiném měsíci, než ve kterém jste přijali peníze, a doba mezi obdržením peněz a dodáním zboží a služby je delší než 15 dnů, zřejmě Vás nemine vystavení daňového dokladu k přijaté záloze. 

Předfaktura obsahuje podobné náležitosti jako řádná faktura, tedy:

• vaše údaje, IČO, případně DIČ (u plátců DPH),
• údaje o zákazníkovi - jeho IČO, DIČ, adresa sídla;
• datum vystavení, datum splatnosti - zpravidla kratší než u řádných faktur, protože čekáte na peníze, poté začnete vykonávat službu, nebo zhotovovat zboží;
• variabilní symbol;
• způsob platby: hotově, převodem (pak i Vaše číslo účtu, ať zákazník ví, kam peníze zaslat);
• informace o zboží či službě;
• informace o tom, že se nejedná o daňový doklad.

Řádná faktura

Řádnou fakturu zákazníkovi vystavíte ve chvíli, kdy mu dodáváte zboží nebo službu. Měla by obsahovat totožné informace, které jsou uvedeny u předfaktury, jen s tím rozdílem, že faktura je již daňovým dokladem. Pokud jste vystavili zálohovou fakturu, tu musíte u řádné faktury z ceny odečíst, aby zákazník věděl, kolik mu zbývá ještě doplatit. Pokud Vám zákazník platí hotově, je na místě, aby datum vystavení a datum splatnosti bylo totožné. U platby převodem se standardně dává čtrnáctidenní splatnost, záleží však na dohodě mezi Vámi a Vaším klientem. 

Zákonem je stanoveno, že vždy musí být uveden dodavatel, datum vystavení, peněžní suma a popis zboží či služby. Také není od věci na fakturu uvést, že nejste plátcem DPH. 

Faktura - dodavatel plátce DPH

Jste-li plátcem DPH, Vaše faktura musí zákonitě obsahovat:

• údaje o dodavateli (tedy Vaše údaje včetně IČO, DIČ),
• sídlo firmy,
• označení registru, který Vám vydal oprávnění (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík);
• datum vystavení faktury, datum uskutečnění zdanitelného plnění (zkráceně DUZP) - často stejná data, případně DUZP ve chvíli dodání zboží či poskytnutí služby nebo přijetí platby;
• množství a druh dodávaného zboží, služby;
• jednotková cena bez DPH, vyčíslení DPH, celková cena za zboží, službu;
• celková cena bez DPH, vyčíslení DPH a celková cena s DPH za celou fakturu.

Výše daně ani její sazbu nemusíte uvádět u osvobozených plnění, u těch však musíte uvést důvod, proč se jedná o osvobozené plnění (např. přenesení daňové povinnosti, dodání zboží do EU apod. - o tom ale jindy 😊).

Jakým způsobem lze vystavit fakturu?

Zákon neukládá přesnou formu, pouze to, co by faktura měla obsahovat. A tak je jen na Vás, zda:

• ji vystavíte ručně, 
• ji vystavíte v excelové tabulce, 
• si koupíte tiskopis (např. od Tiskárny Baloušek s.r.o.), 
• využijete online vystavení v programech jako Fakturoid nebo iDoklad;
• vystavíte fakturu ve svém internetovém bankovnictví (tuto službu už některé banky v rámci podnikatelského účtu nabízí);
• zakoupíte si účetní program;
• a nebo využijete našich služeb. Na základě Vámi dodaných informací za Vás vystavíme předfakturu i fakturu, a zašleme ji Vám, nebo rovnou Vašemu klientovi. Budete si tak jistí, že je faktura v pořádku.  😊

Storno faktury a předfaktury

Předfaktura by měla z Vaší strany sloužit jako příslib zboží či služby a ze strany klienta jako příslib úhrady peněz. Může se však z různých důvodů stát, že jedna či druhá strana od smlouvy odstoupí, v takovém případě je možné předfakturu stornovat, tedy vymazat z databáze. Jen si dejte pozor, ať nezapomenete při dalším vystavení zálohové faktury doplnit číselnou řadu vystavených předfaktur o tu vymazanou předfakturu, ať pak za nějakou dobu stornovanou předfakturu nehledáte.

Storno faktury je o něco složitější, jelikož je faktura daňovým dokladem. Stornovat může vždy jen dodavatel a nejlépe i ten, kdo původní fakturu vystavil. Zjistíte-li chybu na faktuře a ještě jste ji neodeslali klientovi, není nic jednoduššího, než ji opravit a správnou zaslat, nebo celou smazat a vystavit novou. Pokud jste již chybnou fakturu odeslali klientovi, domluvte se s ním na výměně chybné faktury za správnou. Pokud ji už zaúčtoval a uhradil, např. ve špatné výši, nezbyde Vám nic jiného než vystavit opravný doklad (opravný daňový doklad u plátců DPH), který bude obsahovat číslo a variabilní symbol původní faktury. 

Pokud Vám klient nezaplatí, neměli byste vystavenou fakturu mazat, skartovat, zničit či neuvádět ve svých přehledech příjmů. Zboží či službu jste jistě dodali, a tak je Vaší právem za uskutečněné plnění obdržet dohodnutou platbu. Fakturu budete vést jako pohledávku. Můžete klientovi zaslat upomínky, formální upomínku. Ze zákona máte nárok na úrok z prodlení (např. v 2. polovině roku 2024 se jedná o úrok ve výši 12,75 % ročně), nebo na paušální náhradu nákladů ve výši 1 200,-Kč. Pokud nepomůže ani předžalobní výzva, můžete vést soudní spor. Pohledávka je promlčená až po třech letech, kdy mohlo být právo uplatněno poprvé, tj. tři roky od chvíle, kdy jste se mohli obrátit na soud a uplatnit své právo. 

Vedete-li účetnictví nebo daňovou evidenci, fakturu lze po tomto období odepsat.